【大家さん必見】管理会社を変更したい！手続きの流れと注意点を解説

こんにちは。
中山不動産株式会社です。

「空室率がなかなか下がらない」
「入居者からのクレームが多い」
「管理会社に支払う費用が高すぎる」
など、不動産経営ではさまざまな悩み事が出てきます。

管理会社とも話し合いのうえ改善策を講じるのが基本ですが、なかなか改善しないこともあるでしょう。

色々と試しても改善しない場合は、思い切って管理会社を変更すれば、一気に問題が解決に向かうかもしれません。この記事では、管理会社を変更する際の手続きの流れと注意点を解説します。

不動産経営で管理会社の変更ってできるの？

結論から言うと、管理会社を変更すること自体は可能です。
既に触れた通り、不動産経営をするうえで課題があっても、管理会社の変更により改善に向かう見込みも出てきます。

しかし、入居者にも大きな影響が及ぶだけでなく、新旧の管理会社間での引き継ぎがうまくいかないとトラブルの原因になるなどのデメリットもあるため注意が必要です。
管理会社は安易に変更するのではなく、事前準備を綿密にし、慎重に進めていきましょう。

管理会社の変更を検討すべきタイミング

管理会社の変更を検討すべきタイミングとしては、以下のものが考えられます。

• 担当者に不満がある
• 物件管理の質に不満がある
• 空室率を改善したい
• 費用を見直したい
• 賃貸管理会社の経営状況が良くない

一言でまとめると、「このまま続けても不動産投資がうまく行きそうにない」と感じたときです。
これらの問題は、管理会社の力量次第で改善することもあります。
「どうすれば良いのか」と悩み続けるよりも、現状を打開するために管理会社の変更も視野にいれたほうが良いでしょう。

下記関連記事では、アパート経営の家賃収入の手取りについて紹介しています。
空室対策など収入を増やすコツも詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。

管理会社を変更する流れ5ステップ

管理会社を変更すること自体に、法的な問題はありません。
コスト削減や管理の質の向上にも役立つうえに、管理会社への不満から生じるストレスも軽減されます。
管理会社を変更する際の一般的な流れを解説します。

ステップ①現状の不満を整理する

まずは、何が不満で管理会社を変更したいと思うのか、頭の中を整理しましょう。
不満として考えられるものは以下のとおり。

• 空室率が上がる一方で解消の見込みがない
• 入居者からの依頼に迅速に対応してくれない
• 料金とサービスの質が見合わない

管理会社を変更する際は「自分の不満を解消してくれるか」を基準に選ぶと良いでしょう。

ステップ②複数の管理会社に見積もりをとる

変更後の管理会社候補をいくつか探し、見積もりを取りましょう。

その際は、すべて同じ条件で見積もりを取るのをおすすめします。
自分が希望する内容の管理業務を依頼する場合、どのくらいの費用がかかるのか大まかな水準を把握できるためです。

また、自分と相性の良さそうな担当者がいるかどうかも確認しましょう。

ステップ③契約中の管理会社へ解約通知をおこなう

管理会社が決まったら、契約中の管理会社へ解約通知をおこないましょう。
なお、管理会社間での引き継ぎ業務の進行や、入居者への通知などにかかる時間を考慮した場合、少なくとも変更の3ヶ月前までには解約通知をするのが望ましいです。

国土交通省が策定する「賃貸住宅標準管理委託契約書」にも、解約の申し入れは3ヶ月前までにおこなう旨が盛り込まれています。

ステップ④管理会社間で引き継ぎ業務

契約中の管理会社と変更先の管理会社との間で、引き継ぎ業務がおこなわれます。
賃貸借契約書のコピーの引き継ぎが中心です。

なお、管理会社同士でのやり取りではあるものの、トラブルを避けるためには、できる限り同席したほうが良いでしょう。
もちろん、契約中の管理会社の担当者に会うのはきまりが悪いと感じるなら、無理に同席する必要はありません。

ステップ⑤入居者へ通知する

管理会社間での引き継ぎが完了したら、入居者にも管理会社を変更した旨を伝えましょう。
入居者全員に文書で知らせるのが一般的です。なお、文書内には以下のことを必ず盛り込んでください。

• 変更する期日
• 新しい管理会社の名称・住所・連絡先
• 家賃の振込口座

Web上で公開されているテンプレートを使ってもかまいません。

管理会社を変更する際の注意点

管理会社を変更する際には、さまざまな注意点があります。
対応を誤ると、入居者からの深刻なクレームに発展するおそれもあるので、慎重に進めましょう。

ここでは、特に気を付けるべき注意点を3つ解説します。

保証会社との契約が切れることがある

管理会社によって、提携している保証会社は異なります。
そのため、これまで契約していた管理会社が提携していた保証会社が、新しく契約する管理会社と提携していない場合は、引き継ぎができません。
この場合、新しく契約する管理会社が提携している別の保証会社に新しく加入する必要が出てきます。

事前に保証会社に問い合わせをし、保証会社の変更の必要性はあるか、ある場合はどのように手続きをすれば良いのかを確認しましょう。

引き継ぎがスムーズにおこなわれない可能性がある

管理会社間での引き継ぎがスムーズにおこなわれない可能性もあります。
たとえば、管理会社を変更した時期が繁忙期にさしかかっていた場合、管理会社の担当者も多忙であるため、抜け・漏れが生じるかもしれません。

仮に、入居者がこれまでの管理会社にクレームを入れていた場合、その情報が新しい管理会社に適切に引き継がれなかったことが原因でますます揉めかねないので注意が必要です。
過去のクレーム事項はしっかり引継ぎしてもらうようにしましょう。

口座変更や契約内容に変更でクレームが発生することも

管管理会社を変更すると、入居者にも影響が及びます。
たとえば、振込口座の変更が必要になりますが、この手続きは多忙な人にとってはやや面倒かもしれません。
伝え方次第では入居者の怒りを買ったり、口座変更の手続きが滞って家賃が滞納されたりすることすらあります。

口座変更や契約内容の変更など、入居者に直接影響することについては、丁寧に説明しましょう。
質問があったら真摯に答えることも大切です。

管理会社変更時のトラブルを回避する方法

先にも紹介したように、管理会社を変更したことで思いがけないトラブルにつながることは往々にしてあり得ます。
しかし、ちょっとした配慮を欠かさないだけで、トラブルは十分に回避可能です。
以下にトラブル回避のために取り入れたい方法をまとめました。

入居者には管理会社変更の理由やメリットを伝える

管理会社を変更したことで「何か揉めたのでは」「変更しても大丈夫なのか」と不安を感じる入居者は一定数いるでしょう。
そのような不安を和らげるためには、入居者に管理会社変更の理由やメリットを丁寧に伝えるのが効果的です。

ただし、伝えるときはできるだけ前向きな表現を使いましょう。
「対応がきめ細かく、困ったことがあっても迅速に対応してもらえそうだから変更した」など、工夫するだけで印象は一変します。

契約変更の進捗状況を把握する

管理会社を変更する際は、これまでの管理会社と新しい管理会社との間でのやり取りを中心に進めていきます。
実際に先頭に立って動くのは双方の管理会社の担当者ですが、すべて丸投げにするのではなく、「何がどの程度まで進んでいるのか」を適宜確認しましょう。

また、引き継ぎ期間中であっても、退去業務・入居者募集業務はおこなわなくてはいけません。
どちらの管理会社が対応するのか、状況を把握しておくのをおすすめします。

賃貸仲介業の繁忙期の変更は避ける

一般的に、賃貸仲介業の繁忙期は毎年1〜3月、9〜10月と言われています。
この時期は進学・就職や転勤などで生活の拠点を移す人も多いためです。

どの管理会社も多忙なので、引き継ぎにあたって抜け・漏れが発生する可能性も高まりやすいこれらの時期は避けましょう。
以下のスケジュール例も参考にしてください。

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まとめ

今の管理会社に満足できないなら、思い切って管理会社を変更するのも一つの手段でしょう。
中山不動産では、今回のように「今の管理会社がちょっと微妙で」というお悩みについても、親身にアドバイスさせていただきます。
みなさまの不動産経営に関するお悩みに熟練したスタッフが対応しておりますので気軽にお問い合わせください。

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